今回は新入社員の幹事についてお話します。
「忘年会の幹事を任されたんだけど、段取りの方法が分からない。」
「バッチリ幹事して上司や先輩から褒められたい。」
そんなあなたに、会社飲み会の幹事を成功させる段取りをご紹介します。
私も飲み会が好きで月に1度は幹事をしています。社内でも新年会･お疲れ会の幹事をしてきました。
確かに幹事は大変だし面倒。自分が楽しむことはできません。しかし、会社飲み会の幹事に成功すると『社内での評価』が上がります。
今回ご紹介することを全て実践すれば間違いなくあなたの株が上がります。
どうぞご覧下さい。
1.上司･役員からカンパを貰う
会社の飲み会はできるだけ安く設定するのがコツです。
なぜなら、
- 安いと人が集まりやすい
- 幹事の腕の見せ所
だからです。
価格を安くするために、たくさんの上司からお金をもらいましょう。
コツは上の立場の人から順にもらうこと。
社長が1万円出せば、その下の役職の人は絶対にお金を出さなくてはいけません。社内で『ケチ』の噂が立つためです。
2.個室･貸切できるお店をピックアップする
お店は個室または貸切できるタイプにします。
お酒が入ると様々なイレギュラーがあります。
- 客が社内の人に絡む
- 社内の人が客に絡む
- ケンカや悪酔い
それを防ぐために社内の人だけの空間で飲み会をします。
特に50代以降の課長以上が参加する場合は必須。
会社の飲み会は上司中心に考えなくてはいけません。騒がなくても楽しめる場を作るのは幹事のお店選びにかかっています。
お店を2～3件選んだら上司と相談しましょう。上司に相談することで、あなたにかかる責任が軽くなるためです。
3.社内に告知する
お店選びと予算が決まれば、社内に飲み会参加についての告知をします。
- 社内メール
- 掲示板
のどちらかで告知するのが一般的です。
文面の例
忘年会の日程及び出欠について
日ごろはお疲れ様です。〇〇部〇〇課の〇〇です。
本年も忘年会を開催することとなりました。
ご多忙中、お手数をおかけしますが、下記をご確認の上、日程の回答(チェック)をお願いします。
日時 〇〇月〇〇日 〇〇時～
場所 某居酒屋(場所は別紙参照)
会費 男性〇〇円 女性〇〇円
出欠の回答 〇〇日まで(キャンセルは〇〇日まで)
出欠のご連絡は別紙のチェック、または〇〇までご連絡下さい。会費は当日までに集金させて頂きます。
宜しくお願いします。
社内の飲み会なので、インターネットの文面をそのまま引用して使って大丈夫です。
場所のマップ･駐車場の有無(有料の場合の料金)を別紙で用意しましょう。
4.移動手段を手配する
飲み会で必ず上司から言われることがあります。
「駐車場はあるのか。いくらかかるんだ。」
「二次会のお店までは徒歩なのか。タクシー使えないのか。」
先輩･上司世代は結婚してお小遣い制。さらに部下におごらないといけません。
できるだけ出費を抑えたいと考えています。
さらに付け加えると『上司的扱いをされたい』と感じています。足を用意してあるだけで非常に喜ばれます。
本来、お店までの地図を用意するだけで幹事の仕事は終わりです。しかし、移動のことまで考えると『できる新人』の評価になります。
5.カンパのお金の一部を残しておく(急なキャンセル用)
飲み会にありがちなのがドタキャン。
しかし、会社のドタキャンは普通の飲み会のキャンセルと違います。仕事が関係する恐れがあるためです。
特に営業は危険。
当日にお客さんから呼び出されると、飲み会より仕事を優先することになります。ドタキャン前提でお金を残しておきましょう。
2名分のキャンセル料を用意しておくことをお勧めします。
お店によりますが、飲み放題分のお金はタダにしてくれるケースがあります。事前に電話でキャンセル料について聞いておきましょう。
6.悪酔い対策用のグッズを用意する(女性社員･上司用)
仕事からの飲み会の場合、飲み会の準備が不十分な人がいます。準備をする時間が無いためです。
特に女性と上司。
飲み会で飲みすぎて失敗すると若手男性社員に比べて社内の噂になってしまいます。
悪酔い対策用のグッズを用意しておくと喜ばれます。
ドリンクタイプだと値段が高い＋荷物になります。錠剤タイプのサプリを用意しておくと、こっそり配ることもできて便利です。
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7.2次会のお店をピックアップする
飲み会の後は必ず2次会に行く人がいます。
課長クラスなら行きつけのお店があるでしょうが、若手は違います。どこに行こうか相談して時間を無駄にします。
そんな時に、
「2次会のお店も候補を見つけてあります。人数が分かれば電話します。」
と言えれば格好良いですよね。
オススメは女性向けの食事やドリンクも置いてある場所。2次会は若手を意識したカジュアルなお店選びが喜ばれます。
まとめ
幹事はデメリットの多い仕事です。
しかし、幹事ができる人は上司の評価が上がるのでボーナスや昇進にも役立ちます。
たかが『飲み会』と思わず、仕事の1つと思って取り組みましょう。後から役員クラスの人にお小遣いも貰えることもありますよ。